Conservazione digitale dei documenti sicura fino al 2030

La Giunta provinciale approva ulteriori fondi per la conservazione digitale a lungo termine con il servizio ParER. Il volume dei dati è in costante aumento. Istituito un comitato di monitoraggio.

BOLZANO (USP). La Pubblica amministrazione produce quotidianamente una grande quantità di documenti importanti che devono essere conservati nell’archivio digitale a lungo termine. Per la gestione tecnica è in vigore dal 2017 un accordo con il servizio ParER. Ora la Giunta provinciale ha aumentato i fondi per la messa a disposizione dello spazio di archiviazione tramite ParER per gli anni dal 2026 al 2030. Si prevede una media di 12 terabyte aggiuntivi all’anno, per i quali vengono ora stanziati ulteriori 320.000 euro.

"La crescente digitalizzazione comporta anche un aumento significativo del volume dei documenti. Con questa delibera reagiamo all’evoluzione effettiva e garantiamo la conservazione digitale a lungo termine e affidabile di documenti importanti per la Pubblica amministrazione in Alto Adige", spiega Josef T. Hofer, direttore della Ripartizione Informatica e dell’Agenzia per l'Alto Adige digitale (AgAAD), illustrando la necessità della delibera approvata il 2 ottobre.

Conservazione digitale a regola d’arte tramite ParER

L’archiviazione permanente viene gestita dall’Archivio provinciale di Bolzano, il quale, secondo linee guida prestabilite, definisce l’archiviazione o lo smaltimento (ovvero la distruzione) dei documenti, come spiega il direttore Gustav Pfeifer. "Nell’ottobre 2025 la Giunta provinciale ha prorogato fino al 2030 la collaborazione con il servizio ParER, offerto dalla Regione Emilia-Romagna, poiché la collaborazione con questo depositario si è dimostrata efficace", riferisce Pfeifer. Dal punto di vista tecnico, l’Archivio provinciale è supportato dalla società in house Informatica Alto Adige SpA (IAA).

Linee guida precise determinano la conservazione o la distruzione

In linea di principio, i documenti delle amministrazioni pubbliche rimangono nei rispettivi uffici fintanto che vengono utilizzati regolarmente; successivamente, i fascicoli vengono trasferiti in un deposito temporaneo e, al più tardi dopo 30 anni, si decide se sia necessaria l’archiviazione permanente o se sia possibile lo scarto. "Esistono però anche documenti che vengono immediatamente archiviati a lungo termine, come ad esempio il verbale giornaliero", spiega Pfeifer. Al ParER vengono trasmessi documenti digitali autentici che hanno un valore giuridico, amministrativo, probatorio o storico. La proprietà dei documenti rimane alla Provincia o agli enti affiliati, nonché ai Comuni e a tutti gli enti pubblici comunali.

"È emerso ora che l’effettivo fabbisogno di spazio di archiviazione è nettamente superiore a quanto inizialmente previsto. Le ragioni sono molteplici: da un lato è aumentato il volume dei documenti consegnati dagli enti, dall’altro si sta procedendo al riordino dei fondi documentali più datati", riferisce Philipp Tolloi dell’Archivio provinciale. I costi stimati per le risorse di archiviazione ed elaborazione sono quindi aumentati nel periodo dal 2025 al 2030 da circa 637.000 a 957.000 euro. Tale importo comprende infrastrutture, manutenzione, assistenza, sicurezza dei dati, gestione e ulteriore sviluppo del sistema. 

Un comitato monitorerà l’andamento del volume dei dati

Inoltre, con la delibera del 2 ottobre, la Giunta provinciale ha stabilito che la Provincia istituisca un comitato di monitoraggio guidato dall’AgAAD (Agenzia per l'Alto Adige digitale). Ne fanno parte l’Archivio provinciale di Bolzano, Informatica Alto Adige SpA (IAA), la Regione Emilia-Romagna per i necessari coordinamenti e, se necessario, altri partner, in particolare il Consorzio dei Comuni della Provincia di Bolzano. Il comitato monitorerà l’andamento dei volumi di dati, lo smaltimento degli arretrati esistenti e le conseguenti esigenze finanziarie e organizzative.